Как успевать и быть успешным

как-успеть-всеНаверняка каждому педагогу знакома такая картина: вы разрываетесь между двумя срочными делами, тремя коллегами и горой ежедневных документов. Можно утверждать, что количество дел, которые требуют быстрого выполнения, всегда будет превышать физические возможности педагога. Как же быть?

Первый путь – «интенсификация» труда. Нетрудно догадаться, что это путь в никуда. Качество деятельности в «интенсифицированном» режиме неизбежно невысоко: мы принимаем их на основе стереотипов и привычек. Однако для достижения успеха и профессионального роста нужно прямо противоположное: нетривиальные, сильные ходы, трезвое взвешивание значимых обстоятельств. Таким образом, остается только второй путь: отсеять лишнее и сосредоточиться на самом важном, уделив ему неторопливое, непрерываемое время и свежую голову.

Существует несколько способов распределения дел. Военные выразили это в «принципе ПВО»: «Подожди выполнять – отменят». Прекрасной иллюстрацией действенности этого принципа является указание некоего советского министерства в 1980-е годы немедленно перевести документацию на западный формат даты (месяц, день, год). Не проявившие «здорового пофигизма» руководители оказались в проигрыше, поскольку через две недели вышло не менее срочное распоряжение привести все к прежнему формату.

В свою очередь, президент США Эйзенхауэр переформулировал этот принцип со свойственной генералам прямотой и четкостью. Он предложил матрицу, которая теперь называется его именем. Все дела в ней классифицируются по степени важности и срочности.

Матрица Эйзенхауэра

А. Важные и срочные

1.__________________________________________

2.__________________________________________

3.__________________________________________

№__________________________________________

В. Важные и несрочные

1.__________________________________________

2.__________________________________________

3.__________________________________________

№__________________________________________

С. Неважные и срочные

1.__________________________________________

2.__________________________________________

3.__________________________________________

№__________________________________________

D. Неважные и несрочные

1.__________________________________________

2.__________________________________________

3.__________________________________________

№__________________________________________

Эйзенхауэр советовал поступать так. Все дела распределить по четырем квадрантам матрицы, а затем действовать по следующему алгоритму.

Дела типа А («Важные и срочные») нужно сделать немедленно и самому. Хотя именно о таких делах кто-то из великих сказал: «Нужно жить так, чтобы важные дела не превращались в срочные».

Дела типа В («Важные и несрочные») – это самые «обиженные», наиболее ущемляемые дела, связанные с собственным развитием, формированием собственного профессионального опыта, развитием методических интересов. Отметим, что дела типа А зачастую появляются из-за пренебрежения типом В. Присмотритесь к своим делам А: может быть, вы лечите следствия, а нужно заниматься причинами?

В отношении дел В нужно так же организовать процесс выполнения, установить личный контроль за качеством и сроками собственного исполнения.

Дела типа С («Неважные и срочные») – именно они «прикидываются» важными, маскируясь под дела А. Человеку свойственно путать срочность и важность: всякое срочное он автоматически считает важным. В основном именно дела С создают атмосферу непрерывного аврала, суматохи. Еще классик научной организации труда Ф. У. Тейлор замечал, что на хорошо организованном предприятии все делается неторопливо, никто никуда не бежит и не суетится. Прямо противоположная картина у нас, к сожалению, часто считается признаком активной и эффективной деятельности.

Делами типа D («Неважные и несрочные», или «Мусорная корзина») нужно заниматься «по остаточному принципу», то есть лишь тогда, когда еще осталось время от выполнения дел более высоких категорий. Часть дел D, возможно, не будет выполнена вообще. Но накопленный человечеством опыт показывает, что это меньший вред, чем невыполнение дел категории А, В и С.

Однако именно эти дела зачастую приятны и интересны, поэтому именно с них начинают рабочий день многие, убивая лучшие рабочие часы. В результате дела категории А не выполняются и возникают последствия, зачастую катастрофические для организации и ее руководителя.

Одна из причин кажущейся перегруженности сотрудников кроется именно в этом. Сотрудники с увлечением и удовольствием в первую очередь делают те пункты из длинного перечня заданий, которые им понятны и приятны, – дела категории D. А потом ссылаются на перегруженность.

Если бы мы начинали свою деятельность с дел категории А, потом переходили к категории В и С, вероятно, на дела категории D у нас осталось бы очень мало времени. Но в силу того, что эти дела и задания нам нравятся и понятны, мы имеем устойчивые навыки их выполнения. Правда, оказавшись в условиях цейтнота, мы делаем всё быстрее в три-четыре раза. Таким образом, чтобы эффективно использовать своё рабочее время, всё успевать и быть успешными в профессиональной деятельности, необходимо научиться использовать матрицу Эйзенхауэра.

Подготовлено по материалам информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»